Certificado laboral: qué es, qué debe incluir y por qué estás obligado a expedirlo
Certificado laboral en Colombia: qué es, qué debe incluir, la obligación del empleador (CST art. 57) y un modelo listo para usar. Guía para RRHH.
Publicado el 11 de mayo de 2027
El certificado laboral es una de las solicitudes más frecuentes que llegan al área de recursos humanos, y también una de las que más dudas genera: qué datos poner, si es obligatorio darlo, en cuánto tiempo y en qué se diferencia de una carta de recomendación. Esta guía responde todo eso con la norma en la mano y te deja un modelo listo para adaptar.
Qué es el certificado laboral
El certificado laboral, también llamado constancia o certificación de trabajo, es un documento que la empresa expide para dar fe de la relación laboral de una persona. Confirma hechos verificables: que trabaja o trabajó contigo, desde cuándo, en qué cargo y cuánto devenga o devengó. Lo suele pedir el empleado para trámites de crédito, arriendo, visa, afiliaciones o para un nuevo empleo.
La clave está en su naturaleza: un certificado laboral describe hechos, no opiniones. No dice si la persona es buena o mala en su trabajo; dice qué hizo, cuándo y por cuánto. Esa diferencia es la que lo separa de la carta de recomendación, como veremos más adelante.
Qué obliga la ley: el empleador debe expedirlo
Aquí está el punto que muchas empresas desconocen: expedir el certificado laboral no es un favor, es una obligación legal. El Código Sustantivo del Trabajo, en su artículo 57, numeral 7, establece como obligación especial del empleador dar al trabajador que lo solicite, a la terminación del contrato, una certificación en la que consten:
- El tiempo de servicio (fechas de ingreso y de retiro).
- La índole o naturaleza de la labor (el cargo desempeñado).
- El salario devengado.
En otras palabras, la ley te obliga a certificar esos tres datos cuando el trabajador lo pide. En la práctica, la constancia también se expide durante la relación laboral vigente (no solo al final), porque es cuando más la necesitan para trámites bancarios y de arriendo. Negarse a expedirla, o demorarla sin causa, expone a la empresa a reclamaciones y a un mal clima innecesario.
Qué debe incluir un certificado laboral
Partiendo del mínimo legal, un certificado completo y profesional contiene:
- Datos de la empresa: razón social, NIT y, si aplica, logo y membrete.
- Fecha y ciudad de expedición.
- Nombre completo y documento del trabajador.
- Cargo desempeñado.
- Fecha de ingreso y, si ya terminó el contrato, fecha de retiro.
- Tipo de contrato (término fijo, indefinido, obra o labor).
- Salario devengado (y si se desea, si es fijo o variable).
- Nombre, cargo y firma de quien expide (suele ser el responsable de talento humano o el representante legal).
Un detalle importante: incluye el salario solo si el trabajador lo autoriza o lo solicita, sobre todo cuando el certificado se entrega a terceros. Muchas empresas manejan dos versiones, una con salario y otra sin él, según el trámite.
Modelo de certificado laboral
Puedes adaptar esta plantilla. Reemplaza lo que está entre corchetes.
[RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA] NIT [número]
[Ciudad], [fecha]
LA SUSCRITA [cargo de quien firma] DE [RAZÓN SOCIAL]
CERTIFICA:
Que el (la) señor(a) [nombre completo], identificado(a) con cédula de ciudadanía número [número], labora en nuestra empresa desde el [fecha de ingreso], mediante contrato a término [fijo / indefinido / obra o labor], desempeñando el cargo de [cargo], devengando un salario mensual de [valor en letras y números].
La presente certificación se expide a solicitud del interesado(a), a los [día] días del mes de [mes] de [año].
Atentamente,
[Nombre de quien firma] [Cargo] [Teléfono o correo de contacto]
Para un empleado retirado, cambia “labora en nuestra empresa desde” por “laboró en nuestra empresa desde el [fecha de ingreso] hasta el [fecha de retiro]”.
Certificado laboral vs carta de recomendación
Se confunden, pero no son lo mismo y conviene no mezclarlos:
| Aspecto | Certificado laboral | Carta de recomendación |
|---|---|---|
| Qué contiene | Hechos verificables (cargo, tiempo, salario) | Opinión sobre el desempeño y las cualidades |
| ¿Es obligatorio? | Sí, por CST art. 57 num. 7 | No, es voluntario |
| Tono | Neutral y objetivo | Valorativo y personal |
| Uso típico | Trámites, créditos, nuevos empleos | Respaldar una candidatura |
Regla práctica: el certificado lo debes dar siempre que lo pidan; la recomendación la das si quieres y puedes negarte sin incumplir la ley. No incluyas juicios de valor dentro del certificado laboral, porque desnaturaliza el documento.
Certificado para empleados activos y para ex empleados
- Empleados activos: la constancia confirma la relación vigente. Es la versión más pedida para créditos y arriendos. Úsala en tiempo presente (“labora desde…”).
- Ex empleados: aun después de terminado el contrato, el trabajador tiene derecho a solicitar su certificado, y la empresa está obligada a expedirlo según el art. 57. Debe reflejar el periodo real trabajado (ingreso y retiro) en tiempo pasado. No puedes negarte alegando que la persona ya no trabaja contigo.
Ten un proceso claro para ambos casos: quién recibe la solicitud, quién firma y en cuánto tiempo se entrega. Un plazo interno razonable (por ejemplo, pocos días hábiles) evita quejas y reclamaciones.
Errores frecuentes
- Demorar o negar la expedición. Es una obligación legal; la demora injustificada genera conflictos evitables.
- Incluir opiniones. Mezclar valoraciones convierte el certificado en otra cosa y puede perjudicar al trabajador o a la empresa.
- Poner el salario sin autorización cuando el documento va a un tercero.
- Datos inexactos. Fechas o cargos mal transcritos restan validez y pueden afectar trámites del empleado.
- No llevar registro de los certificados expedidos, lo que dificulta responder reclamaciones.
Preguntas frecuentes
¿La empresa está obligada a dar el certificado laboral? Sí. El CST (art. 57 num. 7) obliga al empleador a certificar, cuando el trabajador lo solicite, el tiempo de servicio, la labor desempeñada y el salario devengado.
¿Un ex empleado puede pedir certificado laboral? Sí. El derecho no se pierde al terminar el contrato. La empresa debe expedirlo reflejando el periodo real trabajado.
¿El certificado laboral debe llevar el salario? El salario es uno de los datos que la ley ordena certificar, pero al entregarlo a terceros conviene incluirlo solo con autorización del trabajador. Muchas empresas emiten dos versiones.
¿En cuánto tiempo se debe entregar? La ley no fija un plazo exacto, pero debe ser razonable. Un proceso interno de pocos días hábiles es lo recomendable.
Conclusión
El certificado laboral es un documento simple pero con peso legal: describe hechos, es obligatorio expedirlo cuando el trabajador lo pide (incluidos los ex empleados) y no debe confundirse con una carta de recomendación. Con una plantilla clara y un proceso definido, lo resuelves en minutos y sin fricción.
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