Dotaciones en Colombia: requisitos, plazos y cálculo para 2026
Dotaciones en Colombia: qué exige la ley, quién tiene derecho, las tres entregas del año y cómo presupuestarlas. Guía práctica para el área de RRHH.
Publicado el 3 de noviembre de 2026
Las dotaciones son una de las obligaciones laborales que más dudas generan en el área de recursos humanos, porque no son dinero ni una prestación que se liquide en nómina, sino una entrega física que la empresa debe hacer tres veces al año. Entenderlas bien evita sanciones, reclamos y reprocesos. En esta guía encontrarás qué exige la ley, quién tiene derecho, cuándo se entrega y cómo presupuestar las dotaciones de tu equipo sin complicarte.
Qué son las dotaciones y a qué obliga la ley
En términos legales, la dotación es el suministro gratuito de calzado y vestido de labor que el empleador debe dar a determinados trabajadores. No es un regalo ni un beneficio voluntario: es una obligación consagrada en el Código Sustantivo del Trabajo (CST), artículo 230, modificado por la Ley 11 de 1984.
La norma establece dos ideas clave que conviene tener claras desde el principio:
- La entrega es gratuita para el trabajador. La empresa asume el costo completo.
- Es en especie, no en dinero. El artículo 232 del CST prohíbe expresamente pagar el valor de la dotación en efectivo, incluso si el trabajador lo pide.
La finalidad es que el empleado cuente con la ropa y el calzado adecuados para desempeñar su labor, sin tener que costearlos de su bolsillo. Por eso se habla de “vestido de labor”: prendas apropiadas para el trabajo que realiza la persona, no ropa de uso personal.
Quién tiene derecho a la dotación y desde cuándo
No todos los trabajadores tienen derecho a dotación. La ley fija dos condiciones que deben cumplirse al mismo tiempo:
- Salario: tener una remuneración mensual de hasta dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMMLV). Quien gana por encima de ese tope no está cobijado por la obligación legal, aunque la empresa puede decidir dárselo de forma voluntaria.
- Antigüedad: llevar más de tres (3) meses vinculado a la empresa en la fecha en que corresponde la entrega (CST, art. 230).
El tope de 2 SMMLV se calcula con el salario mínimo del año en curso. Para 2026 debes multiplicar por dos el valor vigente del SMMLV `` y comparar ese resultado con el salario de cada trabajador.
Un detalle que suele pasarse por alto: el derecho aplica a trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo, sin importar si es a término fijo o indefinido. Lo que define el derecho es el nivel salarial y la antigüedad, no el tipo de contrato.
Cuándo se entregan las dotaciones: las tres fechas del año
La dotación se entrega tres veces al año, en fechas que el uso laboral tiene plenamente establecidas. Cada entrega incluye como mínimo un par de zapatos y un vestido de labor.
| Entrega | Fecha límite | Qué incluye |
|---|---|---|
| Primera | 30 de abril | Un par de calzado y un vestido de labor |
| Segunda | 31 de agosto | Un par de calzado y un vestido de labor |
| Tercera | 20 de diciembre | Un par de calzado y un vestido de labor |
Para cada una de estas fechas debes revisar quién cumple las dos condiciones (salario hasta 2 SMMLV y más de tres meses de antigüedad). Un trabajador que ingresó en marzo, por ejemplo, no alcanza los tres meses para la entrega de abril, pero sí tendrá derecho a la de agosto.
Cómo se calcula y cuánto cuesta la dotación
A diferencia de la prima o las cesantías, la dotación no tiene una fórmula en pesos: es una obligación en especie. El “cálculo” que debe hacer el área de RRHH tiene dos partes.
1. Cuántos trabajadores tienen derecho. Filtra tu nómina por los dos requisitos. Ese número, multiplicado por tres entregas al año, te da el total de dotaciones que debes presupuestar.
Ejemplo sencillo: si tienes 20 trabajadores que devengan hasta 2 SMMLV y cumplen la antigüedad, necesitas 20 dotaciones por entrega, es decir 60 dotaciones al año (20 x 3).
2. Cuánto presupuestar. El costo depende del precio del calzado y del vestido de labor que entregues. Si cada dotación completa (zapatos más uniforme) cuesta, por ejemplo, 150.000 pesos, el presupuesto anual del ejemplo anterior sería de 9.000.000 de pesos (60 x 150.000). Ajusta esas cifras a los precios reales de tus proveedores.
Lo importante no es acertar al peso, sino tener el presupuesto reservado y las entregas organizadas con anticipación para no incumplir las fechas.
Errores frecuentes y sanciones
Estos son los tropiezos que más veces terminan en reclamos ante el Ministerio del Trabajo:
- Pagar la dotación en dinero. Está prohibido (CST, art. 232). Entregar un bono o sumar un valor al salario no cumple la obligación.
- No entregar por desconocimiento del tope. Asumir que “nadie califica” sin revisar la nómina frente a los 2 SMMLV vigentes.
- Entregar tarde o de forma incompleta. Saltarse una de las tres fechas o dar solo el calzado.
- Dar prendas que no sirven para la labor. La dotación debe ser apropiada para el trabajo; entregar ropa genérica que el trabajador no puede usar desvirtúa la obligación.
- No exigir el uso. El artículo 233 del CST señala que el trabajador debe destinar la dotación al desempeño de sus funciones; si no la usa sin causa justificada, el empleador puede quedar eximido de la entrega siguiente.
El incumplimiento puede acarrear sanciones por parte del Ministerio del Trabajo y reclamaciones del trabajador. Mantener el registro de cada entrega (con firma de recibido) es la mejor defensa ante una inspección.
Preguntas frecuentes sobre dotaciones
¿La dotación se puede pagar en dinero si el trabajador lo prefiere? No. La ley prohíbe compensarla en efectivo (CST, art. 232). Debe entregarse en especie.
¿Un trabajador que gana más de 2 SMMLV tiene derecho a dotación? No por obligación legal. La empresa puede dársela de forma voluntaria como beneficio, pero no está obligada.
¿Qué pasa si el empleado renuncia antes de la fecha de entrega? Si en la fecha de entrega ya no hay vínculo laboral, no nace la obligación de dar esa dotación.
¿La dotación paga aportes o afecta la seguridad social? No constituye salario, por lo que no se incluye en la base para aportes a seguridad social ni para liquidar prestaciones.
¿Afecta la reforma laboral a la dotación? La estructura de la dotación (calzado y vestido de labor, tres entregas al año, tope de 2 SMMLV) proviene del CST y se mantiene estable. Conviene revisar el alcance de la reforma laboral de 2025 `` por si introduce ajustes.
Gestiona la dotación de tu equipo sin fricción
Cumplir con las dotaciones es sencillo cuando tienes la nómina filtrada, las fechas en el calendario y un proceso de entrega documentado. El reto suele estar en la logística: comprar, distribuir y registrar las entregas para decenas de trabajadores tres veces al año.
Con la tarjeta de dotación de Dotación Empresarial tu empresa financia la dotación legal de forma ordenada y trazable, y el trabajador elige su calzado y vestido de labor donde más le convenga. Si quieres entender a fondo el concepto, revisa qué es la dotación o solicita una demo para verlo aplicado a tu equipo.