Seguridad social en Colombia: guía para empleadores
Seguridad social en Colombia: salud, pensión y riesgos laborales, aportes del empleador y del trabajador, base de cotización y pago por PILA.
Publicado el 22 de diciembre de 2026
La seguridad social es una de las obligaciones que más define el costo real de tener empleados y, al mismo tiempo, una de las que más errores de liquidación genera. Para el área de recursos humanos y nómina, no basta con saber que “hay que pagar EPS y pensión”: hay que afiliar a tiempo, calcular bien la base, aplicar los porcentajes correctos y pagar por PILA antes del vencimiento. Esta guía explica, paso a paso, cómo funciona la seguridad social en Colombia desde el lado del empleador.
Qué es la seguridad social y a qué obliga la ley
El Sistema de Seguridad Social Integral fue creado por la Ley 100 de 1993 y cubre tres frentes para el trabajador dependiente:
- Salud, a través de las EPS.
- Pensión, a través de los fondos privados (AFP) o Colpensiones.
- Riesgos laborales (ARL), que cubre accidentes y enfermedades de origen laboral, regulado por la Ley 1562 de 2012.
Para el empleador, afiliar y cotizar no es opcional: es una obligación legal. Omitirla expone a sanciones y, en el caso de riesgos laborales, deja a la empresa asumiendo directamente el costo de un accidente que la ARL habría cubierto.
A estos tres sistemas se suman los aportes parafiscales (SENA, ICBF y Caja de Compensación Familiar), que suelen liquidarse en la misma planilla aunque no formen parte, en sentido estricto, de la seguridad social.
Quién debe estar afiliado y desde cuándo
Todo trabajador dependiente debe estar afiliado a salud, pensión y riesgos laborales. El momento clave es el inicio de la relación laboral: la afiliación a riesgos laborales debe quedar hecha antes del primer día de trabajo, porque la cobertura de un accidente depende de que el trabajador ya esté afiliado cuando ocurre.
Los trabajadores independientes con contrato de prestación de servicios también deben cotizar, por regla general sobre el 40% de sus ingresos, pero esta guía se centra en el trabajador dependiente, que es quien afilia la empresa.
Cuánto se aporta: tarifas de empleador y trabajador
Los porcentajes de cotización son estables y se calculan sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC). Esta es la distribución general para el trabajador dependiente:
| Sistema | Total | Empleador | Trabajador |
|---|---|---|---|
| Salud | 12,5% | 8,5% | 4% |
| Pensión | 16% | 12% | 4% |
| Riesgos laborales (ARL) | Según clase de riesgo | 100% | 0% |
El aporte a riesgos laborales lo paga por completo el empleador y depende de la clase de riesgo de la actividad, de I (menor riesgo) a V (mayor riesgo). Las tarifas por clase, fijadas por el Decreto 1295 de 1994 y el Decreto 1772 de 1994, van de forma escalonada desde la clase I hasta la clase V. Una oficina administrativa suele estar en clase I; una obra de construcción, en clase V.
Además, quienes devengan cuatro o más SMMLV aportan un porcentaje adicional al Fondo de Solidaridad Pensional, que se descuenta al trabajador.
La exoneración de aportes
Desde la Ley 1607 de 2012 y la Ley 1819 de 2016 (artículo 114-1 del Estatuto Tributario), muchos empleadores están exonerados de pagar el 8,5% de salud, el 2% del SENA y el 3% del ICBF por los trabajadores que ganan menos de 10 SMMLV. Aplica, en general, a sociedades y a personas naturales que emplean dos o más trabajadores. Es una de las razones por las que el costo real de un empleado puede ser menor de lo que sugiere la suma simple de porcentajes, y conviene confirmarla con tu contador.
Sobre qué se calcula: la base de cotización (IBC)
El IBC es el valor sobre el que se aplican los porcentajes. Reglas que no puedes pasar por alto:
- El IBC no puede ser inferior a 1 SMMLV ni superior a 25 SMMLV.
- Para quienes tienen salario integral, el IBC es el 70% de ese salario.
- Algunos pagos no constituyen salario y, bien pactados, no entran en el IBC, pero esto tiene límites legales y conviene revisarlo con cuidado.
Si quieres ver el cálculo aplicado a un caso concreto, apóyate en nuestras calculadoras laborales.
Cómo y cuándo se paga: la PILA
La seguridad social y los parafiscales se pagan de forma mensual a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). La empresa liquida en una sola planilla los aportes de todos sus trabajadores y los paga a través de un operador de información.
Las fechas de pago de la seguridad social no son iguales para todas las empresas: el vencimiento depende de los dos últimos dígitos del NIT (o del documento, para personas naturales). El calendario exacto lo fija el Gobierno por decreto y conviene consultarlo cada año, porque los días hábiles cambian. La regla de fondo es simple: cada empresa tiene asignado un día límite según sus dígitos, y pagar después genera intereses de mora y puede dejar sin cobertura al trabajador.
Errores frecuentes y sanciones
- Afiliar tarde a riesgos laborales. Si un trabajador se accidenta sin estar afiliado, la empresa asume el costo.
- Calcular mal el IBC, por ejemplo olvidando el piso de 1 SMMLV o el tope de 25 SMMLV.
- Pagar la PILA fuera de la fecha que corresponde a los dígitos del NIT, lo que causa mora.
- Aplicar mal la exoneración y dejar de pagar aportes que sí eran obligatorios.
El no pago o el pago incompleto de aportes genera intereses de mora y sanciones, y la UGPP puede adelantar procesos de fiscalización y cobro.
Nota sobre la reforma pensional
Colombia aprobó una reforma pensional (Ley 2381 de 2024) que modifica el esquema de pilares del sistema. Su entrada en vigencia y su alcance han estado sujetos a revisión, por lo que, antes de ajustar tu operación de nómina, conviene verificar el estado vigente de la reforma y las tarifas efectivamente aplicables.
Preguntas frecuentes
¿Qué cubre la seguridad social de Colombia? Salud (EPS), pensión (AFP o Colpensiones) y riesgos laborales (ARL). Los parafiscales (SENA, ICBF, Caja) se pagan en la misma planilla.
¿Cuánto paga el empleador y cuánto el trabajador? En salud, 8,5% el empleador y 4% el trabajador; en pensión, 12% y 4%. Riesgos laborales lo paga 100% el empleador según la clase de riesgo.
¿Cuáles son las fechas de pago de la seguridad social? Son mensuales y dependen de los dos últimos dígitos del NIT o documento, según el calendario que fija el Gobierno cada año.
¿Sobre qué monto se calculan los aportes? Sobre el IBC, que no puede ser menor a 1 SMMLV ni mayor a 25 SMMLV, y es el 70% del salario cuando se pacta salario integral.
Conclusión
Gestionar bien la seguridad social es afiliar a tiempo, calcular la base correcta, aplicar los porcentajes y la exoneración que correspondan, y pagar la PILA antes del vencimiento asignado a tu empresa. Es el cimiento de una nómina sin sorpresas. Para profundizar en el resto de obligaciones del empleador, revisa nuestra guía de prestaciones sociales y el blog de nómina de Dotación Empresarial.