Carta laboral: qué es, qué debe contener y modelo para tu empresa

La carta laboral es uno de los documentos que más pide el empleado y que más veces termina en el escritorio de recursos humanos. La solicitan para el banco, para una visa, para un arriendo o para una afiliación. Suena sencilla, pero genera dudas: qué datos debe llevar, si estás obligado a darla y en qué se diferencia del certificado laboral o de una carta de recomendación. Aquí tienes la respuesta clara, con la norma y un modelo listo para adaptar.

Qué es una carta laboral

Una carta laboral es el documento con el que tu empresa deja constancia de la relación de trabajo de una persona ante un tercero. En la práctica, es la carta que el empleado presenta fuera de la empresa, al banco, al arrendador, al consulado o a otra entidad, para demostrar que tiene empleo, desde cuándo y cuánto gana.

Su valor está en que describe hechos verificables, no opiniones. Dice qué cargo ocupa la persona, desde qué fecha trabaja contigo, qué tipo de contrato tiene y cuánto devenga. Nada de valoraciones sobre su desempeño: eso pertenece a otro documento.

En el uso cotidiano, “carta laboral”, “certificado laboral” y “constancia de trabajo” se usan casi como sinónimos. La diferencia relevante no está tanto en el nombre como en el contenido y en para qué se usa, como verás más abajo.

¿Es obligatorio expedirla? Lo que dice la ley

Sí, y conviene que lo tengas presente. El Código Sustantivo del Trabajo, en su artículo 57, numeral 7, establece como obligación especial del empleador dar al trabajador que lo solicite una certificación en la que consten el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado.

Dicho de otra forma: cuando el empleado pide una carta laboral con esos datos, no le estás haciendo un favor, estás cumpliendo una obligación legal. Esto aplica también a quien ya salió de la empresa. Si quieres el detalle completo de esta obligación, lo desarrollamos en nuestra guía del certificado laboral.

Qué debe contener una carta laboral

Partiendo del mínimo que exige la ley, una carta laboral completa y profesional incluye:

• Datos de la empresa: razón social, NIT y, si aplica, membrete y logo.
• Ciudad y fecha de expedición.
• Nombre completo y documento del trabajador.
• Cargo que desempeña.
• Fecha de ingreso y, si el contrato ya terminó, fecha de retiro.
• Tipo de contrato (término fijo, indefinido, obra o labor).
• Salario devengado, cuando el trámite lo requiere y el trabajador lo autoriza.
• Nombre, cargo y firma de quien la expide (suele ser el responsable de talento humano o el representante legal).
• Datos de contacto para que el tercero pueda verificarla.

Un consejo práctico: incluye el salario solo cuando el trámite lo pide y con el visto bueno del trabajador, sobre todo si la carta va dirigida a un tercero. Muchas empresas manejan dos versiones, una con salario y otra sin él.

Carta laboral: ejemplo y modelo

Puedes adaptar esta plantilla. Reemplaza lo que está entre corchetes.

[RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA] NIT [número]

[Ciudad], [fecha]

A QUIEN INTERESE

La empresa [razón social] se permite certificar que el (la) señor(a) [nombre completo], identificado(a) con cédula de ciudadanía número [número], labora con nosotros desde el [fecha de ingreso], mediante contrato a término [fijo / indefinido / obra o labor], desempeñando el cargo de [cargo] y devengando un salario mensual de [valor en letras y números].

La presente carta se expide a solicitud del interesado(a), para los fines que estime convenientes.

Atentamente,

---

[Nombre de quien firma] [Cargo] [Teléfono o correo de contacto]

Si el trabajador ya se retiró, cambia “labora con nosotros desde” por “laboró con nosotros desde el [fecha de ingreso] hasta el [fecha de retiro]”.

Carta laboral, certificado laboral y carta de recomendación: no son lo mismo

Se confunden a menudo. Esta tabla te ayuda a ubicarlas:

Documento	Qué contiene	¿Obligatorio?	Uso típico
Carta / certificado laboral	Hechos verificables (cargo, tiempo, salario)	Sí, CST art. 57 num. 7	Banco, visa, arriendo, afiliaciones
Carta de recomendación laboral	Opinión sobre el desempeño y las cualidades	No, es voluntaria	Respaldar una candidatura
Carta de renuncia laboral	La decisión del trabajador de terminar el contrato	La presenta el empleado, no la empresa	Dejar el empleo por voluntad propia

Dos precisiones útiles:

• La carta de recomendación laboral es valorativa y voluntaria: puedes darla si quieres, y puedes negarte sin incumplir la ley. No mezcles opiniones dentro de la carta laboral, porque desnaturaliza el documento.
• La carta de renuncia laboral no la expide la empresa: la redacta y entrega el trabajador que decide retirarse. Si tu equipo busca ese formato, lo cubrimos aparte en nuestra guía de carta de renuncia laboral.

Errores frecuentes al expedir cartas laborales

• Demorar o negar la expedición. Es una obligación legal; la demora injustificada genera conflictos evitables.
• Incluir opiniones sobre el desempeño. Eso convierte la carta laboral en otra cosa.
• Poner el salario sin autorización cuando el documento va a un tercero.
• Datos inexactos en fechas, cargo o tipo de contrato, que le restan validez ante el banco o el consulado.
• No dejar un contacto de verificación, lo que hace que el tercero desconfíe del documento.

Preguntas frecuentes

¿La empresa está obligada a dar la carta laboral? Sí. El CST (art. 57 num. 7) obliga al empleador a certificar, cuando el trabajador lo solicite, el tiempo de servicio, la labor y el salario devengado.

¿Un ex empleado puede pedir carta laboral? Sí. El derecho no se pierde al terminar el contrato. La empresa debe expedirla reflejando el periodo real trabajado.

¿La carta laboral debe llevar el salario? El salario es uno de los datos que ordena certificar la ley, pero conviene incluirlo solo cuando el trámite lo pide y con autorización del trabajador si va a un tercero.

¿En cuánto tiempo se debe entregar? La ley no fija un plazo exacto, pero debe ser razonable. Un proceso interno de pocos días hábiles es lo recomendable.

Conclusión

La carta laboral es un documento simple con peso legal: certifica hechos, es obligatorio expedirla cuando el trabajador la pide (incluidos los ex empleados) y no debe confundirse con la carta de recomendación ni con la de renuncia. Con una plantilla clara y un proceso definido, la resuelves en minutos y sin fricción.

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