Fechas de pago seguridad social: calendario PILA y plazos para tu empresa
Fechas de pago seguridad social en Colombia: cómo funciona el calendario PILA según el dígito del NIT, los plazos de aportes y las consecuencias de la mora.
Publicado el 4 de marzo de 2027
Las fechas de pago de seguridad social en Colombia no son iguales para todas las empresas: dependen del último o los dos últimos dígitos del NIT o del documento con el que se identifica el aportante. El pago se hace a través de la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes), y cada aportante tiene asignado un plazo distinto según ese dígito. Entender el calendario evita la mora y las sanciones que vienen con ella.
Importante desde el inicio: los días hábiles exactos de cada periodo los fija el Gobierno mediante decreto cada año. Por eso en este artículo verás las fechas concretas marcadas como dato a verificar. La lógica del calendario es estable; los días puntuales cambian con el decreto vigente.
Qué es la seguridad social y a qué obliga la ley
La seguridad social en Colombia, regulada por la Ley 100 de 1993, cubre tres frentes para el trabajador dependiente:
- Salud (EPS): la cotización es del 12,5% del ingreso base. El empleador aporta 8,5% y el trabajador 4%.
- Pensión (AFP o Colpensiones): la cotización es del 16%. El empleador aporta 12% y el trabajador 4%.
- Riesgos laborales (ARL): la paga en su totalidad el empleador, con una tarifa que varía según la clase de riesgo de la actividad.
Además están los aportes parafiscales (SENA, ICBF y Caja de Compensación) y, cuando aplica, la exoneración de algunos aportes para empleadores respecto de trabajadores que devengan menos de 10 SMMLV, según la Ley 1607 de 2012 y normas posteriores. El pago de todos estos conceptos se consolida en la PILA.
El calendario PILA según el dígito del NIT o documento
El Decreto 1990 de 2016 (que modificó el Decreto 1833 de 2016) fijó la mecánica del calendario de pagos. La idea es escalonar los vencimientos para no congestionar el sistema:
- Las empresas y personas jurídicas liquidan y pagan según los dos últimos dígitos del NIT.
- Las personas naturales y trabajadores independientes lo hacen según los dos últimos dígitos del documento de identidad.
- A cada rango de dígitos le corresponde un día hábil del mes para pagar los aportes del mes anterior.
El principio general: entre más bajo el dígito, más temprano el vencimiento dentro del mes. Los trabajadores independientes suelen tener plazos un poco distintos a los de los empleadores. La estructura exacta (qué día hábil corresponde a cada rango) es la que publica el decreto de cada vigencia, por lo que debes consultarla cada año antes de programar los pagos.
Una buena práctica para el área de recursos humanos es construir al inicio de cada año una tabla interna con el rango de dígitos del NIT de la empresa y el día hábil asignado, tomada del decreto vigente, y dejarla visible para todo el equipo de nómina.
Cómo se liquidan los aportes: ejemplo
El aporte mes a mes se calcula sobre el ingreso base de cotización (IBC), que para el trabajador dependiente es el salario, con un tope y un piso definidos por ley. Un ejemplo con cifras ilustrativas:
- Salario mensual del trabajador: 2.000.000 de pesos (cifra ilustrativa).
- Salud 12,5% = 250.000, de los cuales el empleador aporta 170.000 (8,5%) y el trabajador 80.000 (4%).
- Pensión 16% = 320.000, de los cuales el empleador aporta 240.000 (12%) y el trabajador 80.000 (4%).
- ARL: a cargo del empleador, según la clase de riesgo de la actividad.
La porción del trabajador se descuenta de su nómina; la porción del empleador es costo de la empresa. Todo se paga en la PILA en el día hábil que corresponda al dígito del NIT.
Errores frecuentes y consecuencias de la mora
Pagar la seguridad social fuera de plazo no es un descuido menor. Estos son los tropiezos más comunes y lo que implican:
- Pagar en el día equivocado. Usar el día de otro rango de dígitos equivale a pagar tarde. El plazo es el que corresponde al NIT de la empresa.
- Mora en el pago. Los aportes pagados fuera de término generan intereses de mora liquidados a la tasa que define la ley. Las administradoras pueden iniciar el cobro.
- Afectar el derecho del trabajador. La mora en salud y pensión puede afectar la cobertura y la acumulación de semanas del trabajador, lo que deriva en responsabilidad para el empleador.
- Planillas con errores. Novedades mal reportadas (ingresos, retiros, incapacidades) generan diferencias que luego hay que corregir y pagar con ajustes.
- Olvidar las novedades del mes. Ingresos y retiros deben reflejarse en la planilla del periodo correspondiente para que el aporte sea correcto.
La consecuencia de fondo es que la seguridad social es de orden público: no es negociable ni aplazable a conveniencia, y la empresa responde por su pago oportuno y completo.
Preguntas frecuentes
¿De qué depende la fecha exacta de pago? De los dos últimos dígitos del NIT de la empresa (o del documento, para independientes) y del día hábil que les asigne el decreto anual. Por eso el calendario concreto se consulta cada año.
¿El pago de la PILA cubre un mes vencido? Sí. En el mes en curso se pagan los aportes correspondientes al mes inmediatamente anterior, dentro del plazo asignado por el dígito del NIT.
¿Qué pasa si pago la seguridad social tarde? Se generan intereses de mora a la tasa legal y las administradoras pueden cobrarlos. Además, puede afectar la cobertura del trabajador, con la responsabilidad que eso implica para el empleador.
¿El trabajador paga parte de la seguridad social? Sí. Se le descuenta el 4% de salud y el 4% de pensión de su salario. El resto de salud y pensión, más la totalidad de la ARL, lo asume el empleador.
¿La ARL también se paga en la PILA? Sí. Los riesgos laborales se liquidan y pagan dentro de la misma planilla, con tarifa a cargo del empleador según la clase de riesgo de la actividad.
Cómo lo resuelve Dotación Empresarial
Cumplir con las fechas de pago de seguridad social exige orden en la nómina mes a mes. Dotación Empresarial te ayuda a mantener la gestión de beneficios de tu equipo bajo control: con la tarjeta de dotación de Dotación Empresarial administras la dotación legal y otros beneficios con trazabilidad, de modo que el área de recursos humanos tenga menos trabajo manual y más foco en los plazos que no admiten retraso. Para revisar cálculos de nómina puntuales, apóyate en la calculadora de Dotación Empresarial.