Retención en la fuente 2026: lo que debe saber el área de RRHH
Retención en la fuente 2026 en Colombia: qué es, procedimientos 1 y 2, depuración de la base y cálculo con ejemplo. Guía para RRHH, con los valores anuales a verificar.
Publicado el 10 de diciembre de 2026
La retención en la fuente 2026 es el mecanismo por el cual tu empresa, como empleadora, descuenta de forma anticipada el impuesto de renta de los pagos laborales y lo traslada a la DIAN. No es un impuesto nuevo ni un costo para la empresa: es un anticipo del impuesto que el trabajador declararía al final del año. Entenderlo bien evita descuentos mal hechos, reclamos del equipo y sanciones por parte de la DIAN. En esta guía te explicamos cómo funciona, los dos procedimientos permitidos y cómo se calcula, con un ejemplo. Los valores que cambian cada año van marcados para que los verifiques antes de aplicarlos.
Qué es y a qué obliga la ley
La retención en la fuente sobre rentas de trabajo está regulada en el Estatuto Tributario (arts. 383 a 388). La empresa actua como agente retenedor: cada vez que paga un salario, debe calcular cuánto retener, descontarlo del pago y declararlo y consignarlo a la DIAN en los plazos establecidos.
La obligación nace cuando el pago gravable, una vez depurado, supera el mínimo exento. Por debajo de ese umbral, la retención es cero. Por encima, se aplica una tarifa progresiva: a mayor ingreso, mayor porcentaje.
Un punto clave: todos los valores del cálculo se expresan en UVT (Unidad de Valor Tributario), una unidad que la DIAN fija cada año. Por eso el cálculo de 2026 depende del valor de la UVT de 2026. ``
Quién tiene retención y desde cuándo
No todo trabajador sufre retención. Solo quienes, tras depurar su pago, superan el tramo exento de la tabla. En la práctica:
- Los salarios bajos suelen quedar en 0% de retención.
- A medida que el salario sube y supera los primeros rangos en UVT, empieza a aplicarse.
La retención se calcula y se descuenta en cada pago (normalmente mensual). El trabajador no “pide” que le retengan: es una obligación legal del empleador aplicarla según las reglas vigentes.
Cómo se calcula: la depuración de la base
El error más común es calcular la retención sobre el salario bruto. No se hace así. Primero se depura la base (Estatuto Tributario art. 388). El orden general es:
- Ingresos del periodo (salario y demás pagos laborales gravables).
- Restar los ingresos no constitutivos de renta: principalmente los aportes obligatorios a salud y pensión del trabajador.
- Restar las deducciones (Estatuto Tributario art. 387), entre ellas intereses de vivienda, pagos de medicina prepagada y la deducción por dependientes, cada una con su tope en UVT. ``
- Restar las rentas exentas, en especial el 25% de renta exenta laboral y los aportes voluntarios a pensión y AFC, con sus límites.
- Aplicar el límite global: las deducciones más las rentas exentas no pueden superar el 40% del ingreso neto, con un tope anual en UVT. ``
El resultado es la base gravable en pesos, que luego se convierte a UVT para buscar la tarifa.
La tabla del artículo 383
Sobre la base gravable depurada y expresada en UVT se aplica la tabla progresiva del art. 383 del Estatuto Tributario. La estructura, vigente desde la reforma de 2018, es la siguiente. Confirma los rangos y tarifas antes de usarla, porque pueden ajustarse:
| Base gravable en UVT | Tarifa marginal |
|---|---|
| De 0 a 95 | 0% |
| Más de 95 a 150 | 19% |
| Más de 150 a 360 | 28% |
| Más de 360 a 640 | 33% |
| Más de 640 a 945 | 35% |
| Más de 945 a 2.300 | 37% |
| Más de 2.300 | 39% |
``
La tarifa es marginal: cada tramo se aplica solo a la porción de ingreso que cae en él, no a todo el ingreso. Por eso la tabla indica, para cada rango, cómo calcular el valor en UVT a retener.
Procedimiento 1 y procedimiento 2
La ley permite dos métodos. La empresa elige, pero debe mantenerlo de forma coherente para cada trabajador.
- Procedimiento 1 (art. 385). Se calcula mes a mes. Cada periodo se depura la base, se convierte a UVT y se aplica la tabla del art. 383. Es el más directo y el más usado.
- Procedimiento 2 (art. 386). Se calcula un porcentaje fijo semestral. En junio y en diciembre se obtiene el ingreso mensual promedio de los 12 meses anteriores, se depura, se le aplica la tabla y de ahí sale un porcentaje que se usará durante los seis meses siguientes. Suaviza las variaciones de ingresos.
Para salarios estables, ambos dan resultados parecidos. Para salarios con picos (comisiones, bonos), el procedimiento 2 evita que un mes alto dispare la retención.
Ejemplo ilustrativo del método
Ejemplo para mostrar el procedimiento. No incluye cifras anuales porque dependen de la UVT de 2026, que debes verificar.
Supongamos un trabajador con salario mensual gravable, por el procedimiento 1:
- Se toma el salario del mes.
- Se restan los aportes obligatorios a salud y pensión.
- Se restan las deducciones a las que tenga derecho (por ejemplo, dependientes), dentro de sus topes en UVT.
- Se resta el 25% de renta exenta laboral.
- Se verifica que deducciones más exentas no superen el 40% del ingreso neto.
- La base resultante se divide por el valor de la UVT de 2026 para expresarla en UVT. ``
- Con esa base en UVT se entra a la tabla del art. 383 y se obtiene el valor a retener en UVT, que luego se multiplica por la UVT para volver a pesos.
Si la base depurada queda por debajo de 95 UVT, la retención del mes es cero.
Errores frecuentes y sanciones
- Retener sobre el salario bruto sin depurar la base. Lleva a retener de más.
- No aplicar las deducciones a las que el trabajador tiene derecho (dependientes, vivienda, medicina prepagada).
- Ignorar el límite del 40% y restar más rentas exentas de las permitidas.
- Usar la UVT del año anterior. La del año en curso es la que aplica.
- Mezclar procedimientos cambiando de método sin criterio.
- Declarar o consignar fuera de plazo, lo que genera intereses de mora y sanciones por parte de la DIAN.
La retención se declara y se paga mediante la declaración mensual de retención en la fuente. Presentarla tarde, o no consignar lo retenido, acarrea sanciones que conviene evitar con un proceso ordenado.
Preguntas frecuentes
¿La retención en la fuente es un impuesto adicional? No. Es un anticipo del impuesto de renta del trabajador. Si al final del año le retuvieron de más, lo recupera en su declaración.
¿Puedo elegir entre procedimiento 1 y 2? Sí, la empresa escoge, pero debe aplicarlo de forma consistente para cada trabajador durante el periodo.
¿Un salario bajo siempre tiene retención cero? No necesariamente, pero es frecuente: si la base depurada no supera el primer tramo de la tabla, la retención es cero.
¿Cada cuánto cambia la UVT? Cada año. La DIAN fija el valor, y con él se recalculan los topes en pesos. Por eso un artículo de 2025 no sirve tal cual para 2026 sin verificar.
Cómo lo resuelve Dotación Empresarial
La retención en la fuente es de los cálculos que más errores genera porque mezcla depuración, topes en UVT y una tabla progresiva que cambia con cada reforma. Apóyate en las calculadoras de Dotación Empresarial para estimar la base depurada y la retención con las reglas ya cargadas, y actualiza siempre el valor de la UVT del año.
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