Retención en la fuente: guía para empresas y RRHH
Qué es la retención en la fuente en Colombia, quién es agente retenedor, cómo se depura la base y los procedimientos 1 y 2. Guía atemporal para el área de RRHH.
Publicado el 7 de enero de 2027
La retención en la fuente es el mecanismo con el que tu empresa recauda, de forma anticipada, el impuesto de renta de los pagos que hace. No es un impuesto nuevo ni un gasto para la compañía: es un anticipo que se descuenta en el momento del pago y se traslada a la DIAN. Sobre los salarios, además, es una de las obligaciones que más errores genera en nómina. Esta guía es la base del tema, pensada para que el área de RRHH entienda el mecanismo completo, sin anclarla a un año concreto. Los valores que cambian cada periodo van marcados para que verifiques el vigente.
Qué es la retención en la fuente y para qué sirve
La retención en la fuente no es un impuesto, sino un recaudo anticipado de impuestos que ya existen (principalmente el de renta). La lógica es simple: en lugar de esperar a que el contribuyente declare y pague al final del año, el Estado cobra una parte en el momento en que se genera el ingreso, a través de quien hace el pago.
Para el trabajador, lo retenido durante el año es un abono a su impuesto de renta. Si al final le retuvieron de más, lo recupera como saldo a favor en su declaración. Para la empresa, aplicarla bien significa cumplir una obligación legal, evitar sanciones y entregarle al equipo descuentos correctos en su desprendible.
La retención sobre salarios y demás pagos laborales está regulada en el Estatuto Tributario, artículos 383 a 388, con las deducciones del artículo 387 y la obligación general de retener del artículo 368.
Quién es agente retenedor
El agente retenedor es quien está obligado por ley a practicar la retención, descontarla del pago y consignarla a la DIAN. En el ámbito laboral, el agente retenedor es la empresa empleadora: personas jurídicas y ciertas personas naturales que, por su actividad o patrimonio, tienen esa obligación (Estatuto Tributario art. 368).
Las responsabilidades del agente retenedor son tres y conviene tenerlas claras:
- Retener: calcular el valor correcto en cada pago y descontarlo.
- Declarar: presentar la declaración mensual de retención en la fuente con lo retenido.
- Consignar: pagar a la DIAN lo retenido dentro de los plazos.
Un punto clave: el dinero retenido no es de la empresa. Es un recaudo que custodia por cuenta del Estado. No consignarlo a tiempo, o quedarse con él, acarrea sanciones e intereses de mora.
La depuración de la base: el paso que casi todos saltan
El error más común es calcular la retención sobre el salario bruto. No se hace así. Antes hay que depurar la base siguiendo el artículo 388 del Estatuto Tributario. El orden general es:
- Ingresos del periodo: salario y demás pagos laborales gravables.
- Restar los ingresos no constitutivos de renta: sobre todo los aportes obligatorios del trabajador a salud y pensión.
- Restar las deducciones (art. 387): intereses de crédito de vivienda, pagos de medicina prepagada y la deducción por dependientes, cada una con su tope en UVT. ``
- Restar las rentas exentas: en especial el 25% de renta exenta laboral y los aportes voluntarios a pensión y a cuentas AFC, con sus límites.
- Aplicar el límite global: las deducciones más las rentas exentas no pueden superar el 40% del ingreso neto, con un tope anual en UVT. ``
El resultado es la base gravable, que se expresa en UVT para buscar la tarifa.
La UVT (Unidad de Valor Tributario) es la unidad con la que el Estatuto expresa todos estos valores. La DIAN fija su valor en pesos cada año, y por eso un cálculo del año pasado no sirve tal cual para el actual sin actualizar la UVT. ``
La tabla del artículo 383
Sobre la base gravable depurada y expresada en UVT se aplica la tabla progresiva del artículo 383. Su estructura, vigente desde la reforma de 2018, es la siguiente. Confirma rangos y tarifas antes de usarla, porque una reforma tributaria puede ajustarlos:
| Base gravable en UVT | Tarifa marginal |
|---|---|
| De 0 a 95 | 0% |
| Más de 95 a 150 | 19% |
| Más de 150 a 360 | 28% |
| Más de 360 a 640 | 33% |
| Más de 640 a 945 | 35% |
| Más de 945 a 2.300 | 37% |
| Más de 2.300 | 39% |
``
La tarifa es marginal: cada porcentaje se aplica solo a la porción de ingreso que cae en su tramo, no a todo el ingreso. Así, el porcentaje de retención en la fuente efectivo de un trabajador casi nunca coincide con la tarifa marginal de su rango: es siempre menor, porque los primeros tramos están exentos o pagan menos. Si la base depurada no supera las 95 UVT, la retención del periodo es cero.
Procedimiento 1 y procedimiento 2
La ley permite dos métodos para calcular la retención de salarios. La empresa elige, pero debe aplicarlo de forma coherente para cada trabajador.
- Procedimiento 1 (art. 385). Se calcula mes a mes. Cada periodo se depura la base, se convierte a UVT y se aplica la tabla del artículo 383. Es el método más directo y el más utilizado.
- Procedimiento 2 (art. 386). Se calcula un porcentaje fijo semestral. En junio y en diciembre se obtiene el ingreso mensual promedio de los 12 meses anteriores, se depura, se le aplica la tabla y de ahí sale un porcentaje que se usará los seis meses siguientes.
¿Cuándo conviene cada uno? Para salarios estables, ambos dan resultados parecidos y el procedimiento 1 es más sencillo de administrar. Para salarios con picos (comisiones, bonos o pagos variables), el procedimiento 2 suaviza el impacto: evita que un mes alto dispare la retención y que un mes bajo la deje en cero. Lo importante es no cambiar de método a mitad de año de forma arbitraria.
Errores frecuentes
- Retener sobre el salario bruto sin depurar la base.
- No aplicar las deducciones a las que el trabajador tiene derecho (dependientes, vivienda, medicina prepagada).
- Ignorar el límite del 40% y restar más rentas exentas de las permitidas.
- Usar la UVT del año anterior al hacer el cálculo del año en curso.
- Mezclar procedimientos sin criterio de un mes a otro.
- Declarar o consignar fuera de plazo, lo que genera intereses de mora y sanciones.
Preguntas frecuentes
¿La retención en la fuente es un impuesto? No. Es un recaudo anticipado de un impuesto que ya existe. En salarios, abona al impuesto de renta del trabajador.
¿Qué pasa si no hay nada que retener? Si la base depurada no supera el primer tramo de la tabla (95 UVT), la retención del periodo es cero. Es frecuente en salarios bajos y medios.
¿Cada cuánto cambian los valores? La UVT se actualiza cada año y con ella los topes en pesos. Por eso tenemos guías específicas por periodo: revisa la retención en la fuente 2026 y la retención en la fuente 2025 para los valores de cada año.
¿La empresa puede elegir el procedimiento? Sí, pero debe mantenerlo de forma consistente para cada trabajador durante el periodo correspondiente.
Cómo lo resuelve Dotación Empresarial
La retención en la fuente mezcla depuración, topes en UVT y una tabla progresiva que se ajusta con cada reforma. Es terreno fértil para los errores. Apóyate en las calculadoras de Dotación Empresarial para estimar la base depurada y la retención con las reglas cargadas, y actualiza siempre el valor de la UVT del año.
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